Uso Correto do E-mail

Muitas pessoas não sabem utilizar o E-mail. A afirmação pode até soar um tanto estranha, já que a ferramenta tornou-se uma forma tradicional de troca de mensagens tanto profissionais quanto pessoais. O que poucas pessoas sabem, entretanto, é usar o E-mail de maneira a retirar dele o maior proveito possível, não importa para qual finalidade.

O pior erro cometido pelos usuários, e ao mesmo tempo um dos mais comuns, é mandar arquivos gigantescos anexos às mensagens. Não se deve enviar imagens em formato diferente de GIF ou JPEG. No caso de arquivos de texto, escritos em Word, Excel ou PowerPoint, com mais de 1 MB, estes devem ser compactados em formato ZIP.

Quando uma mensagem volta, o provedor sempre envia uma explicação. O endereço não foi encontrado, a caixa de mensagens do provedor está lotada etc. Serviços de E-mail gratuitos geralmente colocam à disposição dos usuários pouco espaço e, mesmo em grandes corporações, a capacidade das contas varia entre 10 e 20 MB. Não adianta o usuário acreditar que o fato de enviar um E-mail garante que ele será entregue. É preciso prestar atenção para detectar quando aconteceu um erro e saná-lo o mais depressa possível.

Se arquivos pesados não agradam a ninguém, não é necessário lembrar que enviar piadas ou textos de auto-ajuda é atingir o ápice da inconveniência. Em primeiro lugar, poucas são as pessoas que gostam de receber tal tipo de lixo virtual, portanto as mensagens não devem ser encaminhadas para qualquer pessoa, principalmente em E-mails profissionais.

Da mesma maneira, evite tratar de assuntos profissionais, que requerem mais agilidade na reposta, em E-mails pessoais. É impossível exigir qualquer prontidão de um profissional que recebeu uma ordem no E-mail que só é aberto aos finais de semana. E em muitas corporações, por motivos de segurança, são bloqueados os acessos às contas de E-mails pessoais. O ideal é procurar o endereço da conta empresarial.

Algumas gafes imperdoáveis muitas vezes são fruto de total falta de atenção. Ao mandar uma mensagem para mais de uma pessoa através dos recursos CC, em que todos podem visualizar a lista de destinatários, ou Bcc, em que os destinatários ficam ocultos, é preciso escolher bem qual opção será utilizada para evitar problemas. Um deles é a divulgação de E-mails para muitas pessoas, que às vezes nem se conhecem, ou por qualquer razão são concorrentes. Para assuntos que envolvem pessoas de uma mesma equipe ou grupo, o recurso Bcc pode não ser necessário e até mesmo atrapalhar a comunicação.

Prestar atenção no estilo do texto e em sua diagramação são mais do que simples particularidades, pois ajudam a causar uma boa ou má impressão em quem recebe o E-mail. Utilizar maiúsculo em uma frase ou palavra nem sempre ajuda a ressaltá-la, ao contrário, pode fazer o leitor acreditar que aquilo foi um grito. Ou seja, quando não se quer "gritar", a caixa alta deve permanecer apenas no início das orações e nomes próprios.

É aconselhável enviar a resposta de qualquer mensagem junto com o histórico. Para isso, basta apertar o botão de Reply ou Resposta na tela do computador. Além de absolutamente desnecessária, a criação de uma nova mensagem para responder um e-

Mail anterior provoca a perda de toda a comunicação anterior, deixando o destinatário no mínimo confuso.

Preencher o campo específico do assunto é uma forma de avisar sobre o que será discutido na mensagem. Muitas vezes as pessoas têm outros problemas para resolver e tal atitude permite uma decisão rápida sobre o que é primordial e o que pode ser deixado para mais tarde. No texto, evite usar expressões chulas, gírias, abreviações ou exigir atitudes através de um "aguardo retorno urgente" . O indicado é empregar uma linguagem correta, sem rebuscamento demais ou frases  que, de tão mal escritas, ficam ininteligíveis.